DOKUMENTACJA ZOP ZOSP RP

BAZA DANYCH

Do informacji z pierwszej grupy zalicza się między innymi:

• ustawy, rozporządzenia, zarządzenia i inne akty prawne organów państwowych, w tym PSP, akty prawne organów samorządowych, wszelkie akty prawne (uchwały) i ustalenie normatywne Związku OSP RP,

• regulaminy imprez, zawodów, wytyczne do pracy, wyjaśnienia, zbiory porad prawnych, programy szkoleń, kalendarze imprez, oferty itp.

    Dokumenty z tego zakresu są nadsyłane do zarządu albo trzeba je prenumerować, kopiować, organizować nabycie w inny możliwy sposób.
Z poszczególnych rodzajów tej dokumentacji powinny być tworzone zbiory przechowywane i rejestrowane w segregatorach i biblioteczkach w biurze zarządu. Trzeba ustalić, komu i w jakim zakresie informacje przesyłać się będzie niejako z urzędu, a jakie dokumenty znajdować się będą tylko do wglądu w siedzibie zarządu.
     Formą udostępniania wymienionych dokumentów wszelkim zainteresowanym powinno być ich kopiowanie i przekazywanie. Inny sposób zapoznawania - to ich referowanie na posiedzeniach i zebraniach. Unikać natomiast należy praktyki przekazywania oryginałów dokumentów dla poszczególnych członków zarządu dla tak zwanego zapoznania się. Wiadomo z praktyki, że większość tak rozprowadzanych dokumentów po pewnym czasie bezpowrotnie ginie. Między innymi w celu zapobieżenia takim praktykom należy dokonać ustaleń, aby poczta związkowa zawsze docierała w pierwszej kolejności do sekretariatu zarządu i tu była rejestrowana w dzienniku korespondencyjnym Związku.
     Sekretarz zarządu, aby szybko odnaleźć właściwą informację na zgłoszony problem, powinien prowadzić Rejestr aktów normatywnych i wytycznych z następującymi kolumnami na każdej stronie:

Dokumentacja manipulacyjna:

     Drugą grupę bazy dokumentacyjnej zarządu stanowią informacje wymagające zebrania z terenu powiatu o stanie jego ochrony przeciwpożarowej. Taką najprostszą informacją, którą zapewne posiada każdy zarząd powiatowy jest skład osobowy członków zarządu powiatowego.
    W grupie tej są dokumenty określane mianem manipulacyjnych i obejmują rejestry, wykazy, ewidencje, zbiory, teczki. Zwykle nazwy nie są tu najważniejsze, bo bywają używane zamiennie do określania takich samych dokumentów. Różni te dokumenty sposób ich prowadzenia, to znaczy jedne sporządza się jednorazowo, np. wykaz jednostek OSP, inne trzeba prowadzić na bieżąco, nanosząc w nich kolejne zachodzące fakty, np. terminy odbywanych posiedzeń zarządów gminnych. 

   1. Dokumenty z zakresu wewnętrznych spraw samego zarządu:

• Skład osobowy członków zarządu powiatowego - Przy każdym nazwisku powinna być podana reprezentowana gmina, funkcja w OSP, funkcja w gminie, adres pocztowy, telefon, zawód, miejsce pracy, wiek.

• Rejestr uchwał ZP ZOSP RP - Decyzje zarządu od pierwszego posiedzenia podejmowane są w postaci uchwał, które powinny być rejestrowane i znakowane kolejnym numerem z rejestru.

• Ewidencja odznaczeń - Aby mieć orientację, komu jakie wyróżnienie przyznano, trzeba od samego początku odnotowywać nazwiska i rodzaje wszystkich przyznanych odznaczeń, odznak, listów pochwalnych itp. Ponadto praktyczne znaczenie ma ewidencja strażaków (OSP) posiadających odznaczenia państwowe, pożarnicze i innych organizacji. Z odznaczeń nadawanych przez Związek dotyczyłoby tylko posiadaczy Złotego Znaku Związku, Medalu Pamiątkowego im. B. Chomicza oraz odznaczeń państwowych, ewentualnie innych organizacji.

• Rejestr wniosków z terenu. W głównej mierze od sposobu załatwiania spraw zgłaszanych przez jednostki OSP zależeć będzie charakter udzielanej im pomocy, a co się z tym wiąże, wizerunek zarządu powiatowego. Aby napływające sprawy nie gubiły się, trzeba je po prostu zapisywać i pilotować załatwianie.

• Książka inwentarzowa ZP - Z biegiem czasu zarządowi przybywać będzie sprzętu i wyposażenia, dlatego należy założyć ewidencyjną dokumentację materiałową na ogólnie obowiązujących zasadach w instytucjach.

• Książka skarbnika oraz bloczki: Kasa przyjmie i Kasa wypłaci.
  

    2. Dokumenty o działalności zarządów gminnych Związku OSP RP:

• Rejestr posiedzeń zarządów gminnych - Dla każdej gminy założyć można oddzielną kartę, na której odnotowuje się terminy odbywanych posiedzeń, nazwisko obsługującego działacza z zarządu powiatowego, frekwencję i ewentualnie inne sprawy. Prowadzenie rejestru pozwoli na ocenianie stosowania się do wymogów statutowych i interweniowania, gdy posiedzenia się nie odbywają.

• Wykaz członków zarządu gminnego - z wykazu powinien wynikać skład prezydium zarządu gminnego oraz kto jest reprezentantem jakiej OSP.

• Wykaz członków komisji rewizyjnej zarządu gminnego.

• Wykaz komendantów gminnych.

• Zbiór gminnych grafików walnych zebrań w OSP (teczka) - Każde ogniwo gminne Związku powinno przedłożyć zarządowi powiatowemu terminarz zebrań na swoim terenie. W oparciu o nadesłane grafiki zarząd kieruje swoich działaczy do obsługi zebrań w jednostkach OSP.

• Zbiór rocznych planów pracy zarządów gminnych ZOSP RP (teczka) Roczny plan pracy zarządu gminnego w posiadaniu zarządu powiatowego jest niezbędny do ułożenia powiatowego planu pracy, w tym kalendarza imprez, z którym powinny być zapoznane wszystkie jednostki na terenie powiatu.
  
  3. Dokumenty dotyczące OSP.

• Wykaz jednostek OSP

• Wykaz prezesów i naczelników OSP

• Wykaz kierowców OSP

• Ewidencja wyszkolenia funkcyjnych OSP

• Wykaz MDP

• Wykaz Kobiecych Drużyn Pożarniczych

• Wykaz sztandarów OSP

• Wykaz samochodów OSP

• Wykaz motopomp

• Wykaz zespołów artystycznych.
  

     Wymienione dokumenty podano tylko dla przykładu. Dla jednych zarządów taka liczba dokumentów do prowadzenia może wydawać się przesadą. Ale będą także zarządy prowadzące znacznie więcej dokumentacji manipulacyjnej dla posiadania szczegółowego wizerunku ochrony przeciwpożarowej na swoim terenie. Część dokumentacji manipulacyjnej dotyczącej ochotniczych straży pożarnych prowadzi także komenda powiatowa PSP i niekoniecznie tę dokumentację trzeba dublować w zarządzie powiatowym. Dotyczy to na przykład spraw szkoleniowych, operacyjnych, sytuacji pożarowej i uczestnictwa w akcjach ratowniczo-gaśniczych.
    Zebranie materiałów źródłowych z jednostek OSP i zarządów gminnych na pewno nie będzie zadaniem prostym sprowadzającym się do zwykłej wymiany korespondencji w ustalonych terminach. Podczas prac nad zbieraniem informacji o stanie ochrony przeciwpożarowej powiatu, dla uproszczenia prac, jednostkom terenowym powinny być przedkładane do wypełnienia gotowe formularze. Tam gdzie w terenie będą trudności z wypełnieniem nawet gotowych formularzy, trzeba po prostu jechać osobiście, zebrać dane wypełniając formularz w zastępstwie zarządu gminnego czy ochotniczej straży pożarnej, traktując to jako udzielenie pomocy. Wygodnie jest zbierać dane przy okazji posiedzeń zarządów gminnych, innych narad z działaczami OSP, a także przy okazji czynności służbowych funkcjonariuszy pożarnictwa.

      Powyższe dokumentacje zasadniczo prowadzone są na kartach papieru, ale część z nich może być również prowadzona w komputerze, jeżeli zarząd taki posiada. W komputerze warto mieć między innymi następujące rodzaje dokumentacji: regulaminy i inne podobne dokumenty, które znajdują się w posiadaniu zarządu w jednym egzemplarzu, aby na skierowaną prośbę w każdej chwili można je było szybko wydrukować i przekazać zainteresowanej osobie.

Opracowano na podstawie artykułu W. Chmielewskiego w  "Strażaku"