Już wkrótce, bo wraz z początkiem
nowego roku rozpocznie się kolejna kampania sprawozdawcza w jednostkach OSP. W celu
poprawnego przeprowadzenia zebrań podajemy kilka praktycznych wskazówek. Zebranie
zgodnie ze statutem, zwołuje zarząd OSP. Od czasu podjęcia tej decyzji do dnia walnego
zebrania sprawozdawczego nie powinien upłynąć okres dłuższy niż 1 miesiąc. Zarząd
OSP uzgadnia termin odbycia zebrania z zarządem oddziału gminnego (równorzędnego)
Związku OSP RP. Zarząd OSP 14 dni przed zebraniem publikuje informację o: terminie,
miejscu, porządku zebrania oraz obowiązującym ubiorze. Oprócz tej czynności, znając
mentalność naszych wspaniałych druhen i druhów, najlepiej każdego z członków
czynnych (w tym MDP i KDP) osobiście zaprosić.
Zadanie to powinni wziąć na siebie prezes lub
naczelnik. Pisemne zaproszenia należy natomiast przesłać lub dostarczyć członkom
honorowym, wspierającym, posłom, senatorom, przedstawicielom samorządów, komendantowi
powiatowemu lub miejskiemu PSP, sołtysowi, radzie sołeckiej, KGW, dyrektorowi miejscowej
placówki oświatowej, prezesowi klubu sportowego oraz przedstawicielom innych instytucji
i stowarzyszeń, które współpracują z OSP lub na których współpracę w
przyszłości liczymy.
Należy również zaprosić najbliższych z rodzin strażaków,
którzy będą podczas zebrania składać przyrzeczenie lub ślubowanie. Przed wysłaniem
zaproszeń dokładnie je sprawdźmy, czy nie ma w nich błędów merytorycznych,
stylistycznych i ortograficznych. Właściwe przygotowanie i przeprowadzenie walnego
zebrania sprawozdawczego OSP świadczy o dobrze zorganizowanej pracy zarządu OSP. Zarząd
przed zebraniem powinien odbyć co najmniej dwa posiedzenia w celu przygotowania
sprawozdań, uchwał, opracowań oraz materiałów i wskazania osób odpowiedzialnych za
realizację przedsięwzięć organizacyjnych. Działalność zarządu OSP powinna ocenić
komisja rewizyjna, sporządzając na tę okoliczność protokół, zaś zarząd OSP
powinien dołożyć wszelkich starań, aby komplet dokumentacji z danego roku został
udostępniony do wglądu komisji.
Remiza i jej otoczenie świadczą o tym, kto jest ich
gospodarzem. Powinny one być zawsze uporządkowane, a szczególnie wtedy, kiedy odbywa się
walne zebranie. Wszystkie pomieszczenia remizy należy zatem posprzątać, a salę obrad
udekorować i 2 - 3 dni wcześniej ogrzewać.
Jak zatem postępować w samym dniu odbycia zebrania:
a) zarząd OSP i komisja rewizyjna powinny stawić się w remizie co najmniej godzinę
przed jego otwarciem. Jest wtedy czas na poprawę błędów w materiałach, uzupełnienie
ich, zebranie wymaganych podpisów i podjęcie ostatecznych decyzji,
b) po przyjściu do remizy na przygotowanych wcześniej stolikach wystawia się listy
obecności, uaktualnioną kronikę straży, książki działalności, itp. Pieczę nad
tymi dokumentami powinni sprawować sekretarz i kronikarz.
c) w zebraniu nie mogą uczestniczyć osoby nietrzeźwe oraz strażacy nieprawidłowo
umundurowani oraz nieogoleni,
d) podczas oficjalnej części zebrania obowiązuje całkowity zakaz palenia tytoniu oraz
spożywania napojów alkoholowych, dotyczy to również części nieoficjalnej, w której
uczestniczą członkowie MDP oraz nieletni,
e) zebranie punktualnie otwiera prezes zarządu OSP od wprowadzenia sztandaru, po
ustawieniu się pocztu sztandarowego, należy odegrać hymn państwowy,
f) następnie powinno się uczcić minutą ciszy pamięć strażaków oraz działaczy
Związku, którzy zmarli lub zginęli w minionym okresie sprawozdawczym,
g) po zakończeniu ciszy prezes zarządu OSP powinien przywitać wszystkich uczestników
zebrania stosując procedencję obowiązującą w naszym kraju oraz Związku,
h) jeżeli przygotowano do wręczenia ordery, odznaczenia oraz odznaki, należy odczytać
stosowne rozporządzenia oraz uchwały i przeprowadzić ceremonię zgodnie z
obowiązującymi regulaminami oraz ceremoniałem,
i) po tej ceremonii przeprowadza się przyrzeczenie lub ślubowanie na sztandar dla
wszystkich nowych członków OSP, w tym MDP, którzy zakończyli okres próbny, a po tej
uroczystości strażacy, którzy złożyli przysięgę otrzymują wypełnione i
opieczętowane legitymacje członkowskie ze zdjęciem,
j) po wręczeniu legitymacji poczet sztandarowy pozostawia sztandar w specjalnym stojaku i
odmaszerowuje z sali,
k) następnie należy dokonać wyboru przewodniczącego zebrania, protokolanta oraz
komisji uchwał i wniosków.
Kolejne bardzo ważne punkty porządku walnego zebrania to:
- sprawozdanie z działalności (przedstawiają osobno prezes i naczelnik),
- sprawozdanie finansowe,
- sprawozdanie komisji rewizyjnej,
- przedstawienie projektu planu działalności i planu finansowego na rok bieżący,
- dyskusja,
- udzielenie absolutorium zarządowi OSP za okres sprawozdawczy,
- przyjęcie planu działalności i planu finansowego na następny rok,
- wolne wnioski,
- podjęcie uchwał i przyjęcie wniosków do realizacji,
- wprowadzenie pocztu sztandarowego i przejęcie sztandaru ze specjalnego uchwytu,
- odegranie hymnu Związku,
- odprowadzenie sztandaru,
- podziękowanie za udział, zakończenie zebrania.
Podsumowując: mam nadzieję, że moje wskazówki będą
pomocne przy organizowaniu walnych zebrań sprawozdawczych. Prezentowany sposób
przygotowania się do nich nie jest sztywny.
Każda z OSP działających w Polsce ma swoje tradycje, zwyczaje,
sposoby oraz doświadczenie. Od podstawowych zasad w organizacji walnego zebrania OSP oraz
jego porządku jednak nie należy odstępować. Według mnie w tej kampanii walnych
zebrań sprawozdawczych należy zwrócić szczególną uwagę na realizację
następujących zadań:
- prawidłowość, rzetelność i dokładność wypełnienia wszystkich obowiązujących
druków, a przede wszystkim trochę zmodernizowany raport ochotniczej straży pożarnej,
- ustalenie przez zarząd OSP kategorii swojej JOT,
- przeprowadzenie i upowszechnienie akcji 1% podatku na rzecz ochotniczej straży
pożarnej,
- powołanie lub reaktywowanie działalności MDP,
- zobowiązanie naczelnika do przeprowadzenia w ciągu roku co najmniej 12 zbiórek
szkoleniowych z JOT-em ,
- przestrzeganie regulaminów i uchwał obowiązujących w OSP oraz Związku OSP RP.
Ponadto, przez cały czas na bieżąco wywiązywać się ze
wszystkich obowiązków statutowych oraz tych podstawowych z zakresu ratowniczo-gaśniczego
spoczywających na każdym stowarzyszeniu w naszej Rzeczypospolitej pod nazwą ochotnicza
straż pożarna. |
